第一章总则
第一条为了健全和加强安徽省药品零售行业协会（以下简称协会）的管理，实现档案收集、整理、标准化、规范化，实行档案集中统一管理，特制定本制度。
第二条协会档案工作管理实行文体合一，纸质和电子文件合一管理，对档案进行统一管理。
第三条协会档案管理工作由协会秘书处负责和具体实施
第二章档案工作的基本任务
第四条管理协会的全部档案（包括：纸质、电子、照片、录像等）、协会秘书处负责档案的收集、管理、立卷、归档、保存、提供利用、统计、编研、销毁及安全。
第三章归档内容
第五条为了完整、系统地保存协会的录音、录像、磁盘、照片等各种载体档案，开展协会活动，具有考查的价值的均属归档范围。
1.上级主管单位召开的会议的主要文件材料。凡上级单位公开发布的为本协会主要业务、需要执行的文件及转发的、非本协会主管业务但不需要贯彻执行的法规文件。
2.上级领导视察、检查本协会工作时的重要批示、讲话、照片和具有特殊保存价值的录音、录像等材料。
3.本协会召开会员代表大会、理事会会议等全套文件以及录音、录像、照片等材料。
4.本协会召开及开展业务会议及活动材料。
5.本协会领发的各种文件材料，印制件及重要的行政文稿。
6.本协会内部活动形成的工作总结，报告及会议纪要等重要材料。
7.本协会领导公务活动中形成的重要信件，记录及参会与本协会业务有关的文件材料。
8.本协会成立、章程、人员编制等文件材料。
9.本协会制定的工作制度、规定及有关的文字材料。
10.本协会重要活动事件的简报、声像材料、奖励证书及有纪念意义的凭证性实物和展览照片、录像等。
11.本协会财产、物资、档案等凭证、注册。
12.以协会名义通过新闻媒体、报道对外发表的文章、消息文稿等。
13.其他应归档的文件材料。
第四章立卷秩序
每一年度需要立卷的文件必须收集齐全完整：
第七条协会开展的各项工作和活动，由相关人员负责并由秘书处归档。
第八条立卷秩序的分类、组合、编目过程
1.分类，分类是在文件收集齐全的基础上，将文件按年份、内容分类归档。
2.组合，组合是将经过分类的文件，按一定形式组合起来。组合以问题为主，兼顾其他特征，使其联系紧密，年代期限准确。基本方法：
（1）协会日常工作管理和业务活动形成的各种文件一律按单一问题组合。
（2）会议文件根据文件的多少，可以一会一卷式或数会一卷，文件也可以一会数卷，连同会议照片保存。
（3）特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。
3.编目，将经过组合以及文件，进行系统的排列和编目。
第五章档案管理和利用
第九条协会档案原则上供协会工作人员查看，需要查阅档案时，须经协会秘书处批准，并办理查阅手续。
第十条被查阅的档案必须保持整洁，严禁修改、复印、转借和遗失，如需工作需要复印，经秘书处同意后方可复印。
第十一条在查阅档案过程中，如有损失，将按情节追究当事人责任。
第十二条对于因历史原因遗失的材料，原则上不再要求补齐。
第十三条保存档案必须安全，应有防潮、防虫等功能，保持清洁，做到经常检查，发现问题及时解决。
第十四条编制必要的检索工具，编辑有关档案文件汇编和参考资料，编辑有关档案标识，以便于更好地开展档案利用工作。
第十五条对不超过保管期限需要销毁的档案，必须经过协会领导批准，并在宗卷目录上予以注销。
第六章附则
第十六条本制度解释权，修改权归协会秘书处。
2015年3月16日